1. Tahsilat Servisine Erişim
Ödeme alma ve link oluşturma süreçlerini yönetmek için ana panelin sol tarafında bulunan menü üzerinden ilgili bölüme ulaşmalısınız.
- İşlem Yolu: Ana Yönetim Paneli > Sol Menü > Tahsilat Sistemi
- Erişim: Sol menüde yer alan "Online Tahsilat" sekmesine tıklayarak tahsilat yönetim ekranınıza giriş yapabilirsiniz.
2. Tahsilat Özet Paneli ve Finansal Analizler
Bu ekran, işletmenizin anlık nakit girişini, aktif sanal POS performansınızı ve online tahsilat trafiğinizi tek bir bakışta görebileceğiniz merkezi yönetim alanıdır.
- Genel Finansal Durum: İçinde bulunduğunuz ayın toplam tahsilat hacmini, bugün ve bu hafta yapılan işlem adetleriyle birlikte takip edin. Toplam cironuzun geçen döneme göre büyüme oranını anlık olarak görün.
- Sanal POS Cüzdan: Entegrasyonu tamamlanmış aktif Sanal POS'larınızın (Örn: Sipay POS) aylık cirolarını kart şeklinde izleyin. Kaç adet aktif POS’unuz olduğunu ve toplam bakiyenizi buradan yönetin.
- Tahsilat Akışı (Hacim Grafiği): Son 7, 15 veya 30 günlük periyotlarda tahsilatlarınızın durumunu; Başarılı, Beklemede ve Başarısız renk kodlarıyla lineer grafik üzerinden analiz edin.
- Son Tahsilat Hareketleri: En güncel ödeme işlemlerini liste halinde takip edin. Her satırda; Müşteri Bilgisi, POS/Banka/Kart Tipi, Tutar (Tek Çekim/Taksit), Tarih ve Durum bilgilerini görebilir; İşlem sütunundaki ikon ile makbuz veya detaylara ulaşabilirsiniz.
- Güvenlik Notu: Sistemimizde hassas kart bilgileri kesinlikle saklanmamaktadır; listede yer alan banka ve kart tipi bilgileri, yapılan işleme ait teknik yanıtlar üzerinden sadece bilgi amaçlı tanımlanmaktadır.
- Top Müşteriler: İşletmenize en yüksek hacimli ödeme yapan müşterilerinizi sıralı liste halinde görerek ticari ilişkilerinizi analiz edin. Sağ üstteki "Tümünü Gör" butonu ile tüm listeye geçiş yapabilirsiniz.
- İşlem Akışı (Anlık): Sağ alt panelde yer alan "Canlı" akış ile hangi personelin hangi müşteriden ne kadar tahsilat yaptığını zaman damgasıyla (Örn: 2 gün önce) anlık olarak izleyin.
- Kısayollar: Paneldeki yeşil "+ Yeni Tahsilat" butonu ile anında ödeme talebi oluşturabilir veya yanındaki menü ikonu ile Tahsilat Listesi ekranına hızlıca geçiş yapabilirsiniz.
3. Yeni Tahsilat Oluşturma (Sanal POS ile Ödeme Al)
Müşterilerinizden anında ve güvenli bir şekilde ödeme alabilmeniz için tasarlanmış dijital terminal ekranıdır.
- İşlem Yolu: Tahsilat Sistemi > Tahsilat Özeti (Genel Finansal Durum) > Yeni Tahsilat
Bu bölüm, manuel ödeme girişinden onay aşamasına kadar üç temel adımdan oluşur:
- Müşteri ve İşlem Tanımlama: Ödemeyi yapacak kişiyi mevcut listenizden seçebilir veya "Yeni Müşteri Ekle" butonuyla anında kaydedebilirsiniz. İşlem referansı alanına faturanızın numarasını veya hizmet açıklamasını (Örn: FT-2024001 Hizmet Bedeli) yazarak takibi kolaylaştırın.
- Tahsilat ve Komisyon Ayarları: * Tahsil Edilecek Tutar: Ödeme miktarını girin.
- Komisyon Tercihi: Komisyonun işletmeniz tarafından mı karşılanacağını (Karttan Çekilen) yoksa müşteriye mi yansıtılacağını (Hesaba Geçen) tek tıkla belirleyin.
- POS Sağlayıcı: Ödemenin hangi banka veya ödeme kuruluşu (Sipay, İyzico, PayTR vb.) üzerinden çekileceğini aktif POS'larınız arasından seçin.
- Kart Bilgileri ve Ödeme Özeti: Alt kısımda yer alan güvenli alana müşterinin kart bilgilerini (Kart No, SKT, CVV) girin. Sağ taraftaki Ödeme Özeti panelinden çekilecek toplam tutarı kontrol edin, tahsilat notunuzu ekleyin ve mesafeli satış sözleşmesini onaylayarak "Ödemeyi Al" butonuna tıklayın.
İşlem Onay Süreci:
- 3D Secure Doğrulaması: "Ödemeyi Al" butonuna tıklandığında, güvenli doğrulama süreci başlar. Doğrulama talebi doğrudan kart sahibinin mobil bankacılık uygulamasına (onay bildirimi) veya kayıtlı telefonuna iletilir.
- Mobil Onay: Kart sahibi kendi cihazından işlemi onayladığında, sistem otomatik olarak bir sonraki adıma geçer.
- İşlem Sonucu: Onay sonrası sistem sizi "İşlem Başarılı" uyarı sayfasına yönlendirir. Tahsilat anında gerçekleşir, hesabınıza yansır ve raporlara dahil edilir.
4. Link ile Tahsilat ve Yönetimi
Müşterilerinize gönderdiğiniz özel ödeme linklerini takip edebileceğiniz, durumlarını izleyebileceğiniz ve link bazlı tahsilat süreçlerini yönetebileceğiniz ekrandır.
- İşlem Yolu: Sol menüde yer alan "Link ile Tahsilat" sekmesine tıklayarak ulaşabilirsiniz. Sağ üstteki "+ Yeni Link Oluştur" butonu ile saniyeler içinde yeni bir ödeme talebi oluşturabilirsiniz.
- Detaylı Takip Listesi: Liste üzerinde her bir link için; Müşteri Bilgisi, Linki Oluşturan Personel, Ödeme Tarihi, Özel Ödeme Kodu (L177...), Tutar, Taksit Seçeneği ve İşlem Durumu bilgilerini anlık olarak görebilirsiniz.
- Hızlı Aksiyon Butonları (İşlem Alanı): İşlem durumunun hemen sağında yer alan ikonlar ile şu operasyonları gerçekleştirebilirsiniz:
- Linki Kopyala: Oluşturulan güvenli ödeme linkini tek tıkla kopyalayarak müşterinize dilediğiniz kanal üzerinden (WhatsApp, Bip vb.) tekrar iletebilirsiniz.
- Tahsilat Detayı (Göz İkonu): İlgili linkin ne zaman tıklandığını, hangi IP üzerinden görüntülendiğini ve ödeme denemesi yapılıp yapılmadığını inceleyebilirsiniz.
- Tahsilat Düzenle: Henüz ödemesi tamamlanmamış linklerin tutar, açıklama veya geçerlilik süresi gibi bilgilerini güncelleyebilirsiniz.
- Tahsilatı Sil: Artık geçerli olmayan veya yanlış oluşturulan ödeme linklerini iptal ederek sistemden kaldırabilirsiniz.
- Filtreleme ve Raporlama: Üst kısımdaki "Filtre" butonu sayesinde belirli tarihler arasındaki veya sadece "Beklemede" olan linkleri listeleyerek takibi kolaylaştırabilirsiniz.
Güvenlik Notu: Oluşturulan her link, Payfoni'nin yüksek güvenlikli altyapısı ile korunur. Müşteriniz linke tıkladığında doğrudan banka onaylı, 3D Secure destekli güvenli ödeme sayfasına yönlendirilir.
5. Yeni Ödeme Linki Oluşturma
Müşterilerinize fiziksel bir terminale ihtiyaç duymadan, hızlıca dijital ödeme talebi gönderebileceğiniz bölümdür. Bu ekran, müşteri bilgilerinden finansal detaylara kadar tüm süreci tek bir panelde birleştirir.
- Müşteri Seçimi ve Arama: Panelin en üstünde yer alan "Mevcut Müşteri Seç" alanını kullanarak kayıtlı müşterileriniz arasında hızlıca arama yapabilir ve ilgili kişiyi saniyeler içinde seçebilirsiniz. Seçim yapıldığında Ad, Soyad, Telefon ve E-Posta gibi bilgiler sistem tarafından otomatik olarak doldurulur.
- Bildirim Tercihi: Ödeme talebinin müşteriye hangi kanal üzerinden iletileceğini; SMS, E-posta veya SMS + E-posta butonlarından birini işaretleyerek belirleyebilirsiniz.
- Tahsilat Bilgileri: Tahsil edilecek net tutarı girin ve linkin ne zamana kadar aktif kalacağını Son Kullanım Tarihi alanından saat bazlı olarak belirleyin.
- POS ve Komisyon Yönetimi: İşlemin hangi POS Sağlayıcısı (Örn: Sipay POS) üzerinden geçeceğini seçin ve komisyon maliyetini kimin (Firma veya Müşteri) üstleneceğine karar verin.
- Taksit Yapılandırması: Müşterinize taksit imkanı sunmak istiyorsanız "Evet" seçeneğini işaretleyerek, Taksit Sayısı (Çoklu Seçim) alanından hangi taksit seçeneklerinin (Tek Çekim, 2, 3... 12) ödeme sayfasında aktif olacağını tek tek belirleyebilirsiniz.
- Tahsilat Notu: Ödeme ekranında müşterinizin görebileceği veya sizin raporlarda takip edebileceğiniz özel bir not ekleyebilirsiniz.
- Süreci Tamamlama ve Link Erişimi: Tüm tanımlamalar bittikten sonra "Ödeme Linki Oluştur" butonuyla linki anında aktif hale getirebilirsiniz. Bu aşamada sistem, ödeme linkini oluştururken aynı zamanda belirttiğiniz e-posta adresine linki otomatik olarak iletir.
- Link Kaybolursa veya Tekrar Gönderim: Oluşturduğunuz linke daha sonra tekrar ihtiyaç duyarsanız veya linki bulamazsanız endişelenmenize gerek yoktur. Tahsilat Listesi ekranına giderek ilgili işlemin en solunda bulunan "Linki Kopyala" ikonuna tıklayabilir ve ödeme bağlantısını dilediğiniz mecradan (WhatsApp, SMS vb.) müşterinize manuel olarak tekrar iletebilirsiniz.
6. Tahsilat Listesi ve Operasyonel Yönetim
İşletmenizin gerçekleştirdiği tüm online tahsilat işlemlerini (başarılı, beklemede, başarısız veya iade edilmiş) tek bir ekrandan izleyebileceğiniz ve yönetebileceğiniz ana raporlama alanıdır.
İşlem Yolu: Sol Menü > Tahsilat Listesi (Açılır Menü)
- Erişim ve Filtreleme: Sol menüde yer alan "Tahsilat Listesi" sekmesine tıkladığınızda; işlemlerinizi Tümü, Başarılı, Beklemede, Başarısız gibi alt kategorilere göre anında gruplandırabilirsiniz. Bu sayede aradığınız işleme vakit kaybetmeden, filtrelenmiş bir liste üzerinden hızlıca ulaşabilirsiniz.
- Kapsamlı Filtreleme ve Arama: Üst kısımda yer alan arama çubuğu ile müşteri adına veya işlem numarasına göre sorgulama yapabilir; "Filtre" butonu ile işlemleri belirli tarih aralıklarına veya durumlarına göre daraltabilirsiniz.
- İşlem Durumu Kategorileri: Sol menü üzerinden tahsilatlarınızı güncel aşamalarına göre (Tümü, Başarılı, Beklemede, Başarısız, Tam İade, Kısmi İade) tek tıkla gruplandırarak hızlı analiz yapabilirsiniz.
- Detaylı Liste Verileri: Liste üzerinde her işlem için; tutar, ödeme tarihi, tahsilatı yapan personel, kullanılan IP adresi ve Sanal POS sağlayıcısı gibi teknik verilere anında ulaşabilirsiniz.
- Veri Dışa Aktarma: "Dışa Aktar" butonunu kullanarak tüm tahsilat listenizi Excel/CSV formatında indirerek muhasebe sistemlerinize dahil edebilirsiniz.
- Kapsamlı İşlemler Menüsü: Her işlem satırının sağındaki üç nokta ikonu, o tahsilata özel şu aksiyonları sunar:
- Görüntüle: İşleme ait tüm teknik detayları ve log kayıtlarını inceleyebileceğiniz detay sayfasına gider.
- İade: Hatalı veya iptal edilen işlemler için kısmi ya da tam iade sürecini saniyeler içinde başlatmanızı sağlar.
- İşyeri Dekontu: İşletmenizin muhasebe kayıtları için kullanabileceği, detaylı finansal verileri içeren dekontu oluşturur. PDF olarak indirebilir veya yazdırarak çıktı alabilirsiniz.
- Müşteri Dekontu: Müşterinize ödeme kanıtı olarak gönderebileceğiniz, şık ve profesyonel tasarımlı ödeme belgesini oluşturur. PDF olarak indirebilir veya yazdırarak çıktı alabilirsiniz.